W związku ze zbliżającym się okresem wakacji letnich, w trakcie których jest organizowana duża liczba akcji jednostkowych, pragniemy poinformować o istotnych terminach dotyczących realizacji szkolenia sportowego w ramach kadr wojewódzkich w II półroczu 2021 r. Bardzo prosimy o dotrzymywanie terminów wskazanych poniżej dotyczących składania poszczególnej dokumentacji szkoleniowej.
- Korekta wykazu szkolonych zawodników kw (zal_10_wykaz_zawodnikow_korekta.xlsx) – korekty zawodników dokonuje się 1 raz w roku w terminie uzależnionym od specyfiki sportu. Ww. druk posiada dwa arkusze:
- zawodnicy nowi – wpisujemy tylko zawodników nowych powołanych do kadry w trakcie roku;
- zawodnicy skreśleni – wypełniamy opcjonalnie tylko w przypadku definitywnej rezygnacji zawodnika z uprawiania danego sportu.
W nagłówku arkuszy należy podać datę od której korekta ma obowiązywać. Korekty szkolonych zawodników w ramach kadr wojewódzkich, które będą obowiązywać od rozpoczęcia wakacji letnich należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie do 27 czerwca 2021 r. lecz nie później niż 10 dni przed planowaną akcją jednostkową, w której będą uczestniczyć nowo powołani zawodnicy. Korekty szkolonych zawodników winny być zatwierdzone zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 1.3.5. oraz 1.1.3. i 1.1.4. dokumentu „Zasady prowadzenia dokumentacji merytorycznej i finansowej do zadań realizowanych przez MZSKF w 2021 roku” (kwm – zatwierdza wozs; kwjm i kwj+ – zatwierdza wozs i pzs). Łącznie z wykazami należy złożyć oświadczenie rodo nowo wpisanych zawodników. Kolejny termin składania korekt składów kadr wojewódzkich będzie możliwy we wrześniu dla sportów, które w tym terminie rozpoczynają kolejny sezon szkoleniowo-startowy. Aktualne wykazy zawodników zatwierdzonych do szkolenia w ramach kadr wojewódzkich na etapie składania dokumentacji rocznej zostaną przesłane trenerom koordynatorom e-mailem.
- Korekta wykazu kadry trenerskiej i osób współpracujących (zal_nr_11_wykaz_kadry_trenerskiej_korekta.xlsx) – druk wypełniany analogicznie jak w przypadku wykazu szkolonych zawodników (szkoleniowcy nowi i skreśleni, termin od którego obowiązuje korekta, zatwierdzenie, oświadczenie rodo). Korekty wykazu kadry trenerskiej i osób współpracujących, które będą obowiązywać od rozpoczęcia wakacji letnich należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie do 27 czerwca 2021 r. lecz nie później niż 10 dni przed planowaną akcją jednostkową, w której będą uczestniczyć nowo powołani szkoleniowcy.
Ww. korekty (szkolonych zawodników lub kadry trenerskiej i osób współpracujących) należy w pierwszej kolejności wysłać elektronicznie e-mailem na adres: szkolenie@mzskf.krakow.pl w terminie wskazanym powyżej, a następnie po zwrotnej akceptacji niezwłocznie złożyć do biura MZSKF podpisane przez wozs oryginały w wersji papierowej.
Zmiany w akcjach jednostkowych kadr wojewódzkich dotyczące: terminu, miejsca, liczby uczestników (zawodników i osób towarzyszących) należy zgłaszać tylko elektronicznie wypełniając plik: pismo_zmiana.xlsx i wysyłając e-mailem na adres: szkolenie@mzskf.krakow.pl najpóźniej 3 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia (zgodnie z pkt. 2.15. dokumentu „Zasady prowadzenia dokumentacji merytorycznej i finansowej do zadań realizowanych przez MZSKF w 2021 roku”), ze względu na obowiązek przekazania ich przez MZSKF do Ministerstwa.
Dokumentacja na akcje jednostkowe rozpoczynające się w miesiącu lipcu winna zostać złożona w nieprzekraczalnym terminie do 27 czerwca 2021 r., na akcje rozpoczynające się w sierpniu – do 25 lipca 2021 r.
Kompletna dokumentacja na akcje jednostkowe winna zawierać:
· program szkolenia – załącznik nr 12 (w przypadku akcji startowych ssm – listę uczestników),
· preliminarz kosztów – załącznik nr 13,
· zgody opiekunów zawodników niepełnoletnich lub oświadczenia zawodników pełnoletnich lub osób towarzyszących na udział w akcji jednostkowej wraz z oświadczeniem dotyczącym obostrzeń związanych z ogłoszonym stanem epidemii (kopie dokumentów należy przesłać w formie czytelnych skanów najpóźniej w drugim dniu akcji),
· aktualne orzeczenie lekarskie zawodników o zdolności do uprawiania danego sportu (dotyczy akcji kw w przypadku upłynięcia terminu ważności wcześniej złożonego oświadczenia),
· ofertę od kontrahenta (raz w roku jeżeli będzie określona jedna stawka),
· uzupełnione i podpisane umowy zlecenia wraz z zaświadczeniami z zakładu pracy (w przypadku posiadania ciągłego zatrudnienia u innego płatnika przynajmniej do końca roku, oświadczenie można złożyć raz w roku przy pierwszej umowie).
Po zatwierdzeniu ww. dokumentacji dotyczącej danej akcji szkoleniowej zostanie podpisana umowa z kontrahentem.
Ze względu na okres urlopowy niedotrzymanie wyżej wymienionych terminów będzie skutkować odwołaniem planowanej akcji bez możliwości jej realizacji w późniejszym terminie przez dany sport.
Jednocześnie przypominamy, że od 2021 r. uczestnicy akcji jednostkowych nie podpisują potwierdzenia udziału (zawodnicy i osoby towarzyszące), a zawodnicy nie podpisują regulaminu (w zgodzie opiekunów zawodników niepełnoletnich został zawarty stosowny zapis o obowiązku przestrzegania regulaminu). Ponadto regulamin akcji podpisany przez kierownika po odczytaniu na pierwszych zajęciach oraz podpisane w pierwszym dniu akcji przez szkoleniowców obowiązki należy składać z pozostałą dokumentacją po akcji jednostkowej.
Biuro MZSKF prosi o przesyłanie dokumentacji dotyczącej procesu szkolenia i współzawodnictwa realizowanego w ramach wszystkich zadań (dokumentacja roczna i korekty, pisma o zmianę akcji, dokumenty przed akcją jednostkową, oświadczenia rodo, badania, zgody rodziców zawodników niepełnoletnich i oświadczenia zawodników pełnoletnich lub osób towarzyszących) TYLKO I WYŁĄCZNIE na adres e-mail: szkolenie@mzskf.krakow.pl (nie ma potrzeby wysyłania tej samej wiadomości na obie skrzynki pocztowe MZSKF).
Ponadto w 2021 r. obowiązują nowe druki akcyjne oraz oświadczenia rodo, zgody rodziców zawodników niepełnoletnich oraz oświadczenia zawodników pełnoletnich lub osób towarzyszących. Prosimy o niekorzystanie z druków zapisanych w komputerach personalnych z lat ubiegłych lecz pobieranie nowych druków ze strony internetowej MZSKF.
